FLUXOS DE TRABALHO:

DA CRIAÇÃO À AUTOMATIZAÇÃO

Um fluxo de trabalho, ou workflow, é um sistema organizado de atividades que permite compreender, de forma clara, o funcionamento de um determinado processo, visualizar responsabilidades e entender a importância de certas tarefas e tomadas de decisão.  

Sendo este um desenho gráfico que conterá todo o caminho de um ou mais processos da empresa, desde a tarefa inicial à ação final, é fundamental uma estruturação eficiente e detalhada, de forma a compreender a interligação entre as tarefas, tornando assim mais fácil identificar falhas e problemas.  

É importante ainda salientar que, é possível, depois de ter um fluxo criado, automatizá-loEsta automatização permitirá que certas atividades morosas e rotineiras, como tarefas administrativas e burocráticas, possam ser realizadas através de um sistema de automatização de processos. 

Vamos então analisar todas as etapas, desde a criação de um fluxo à sua automatização.
 

“Check-List” para a Criação de um Fluxo

Existem alguns pontos que devemos ter em consideração aquando da criação/desenho do fluxo do processo:

Exemplo de Fluxo – Pedido a Fornecedor

Principais Funções do Fluxo

Utilizar/analisar um fluxo permite-nos uma série de interpretações, entre as quais as mais importantes:

Este método pode ser utilizado tanto em fábricas como em áreas industriais, comerciais, administrativas, etc

Como analisar/rever um fluxo?

Ao analisarmos um fluxo, quer o tenhamos desenhado, quer o estejamos a interpretar, devemos ter em consideração algumas questões em determinados pontos do mesmo:

Atividade:
  • Será esta atividade realmente necessária?
  • Tem valor acrescentado?
  • É possível melhorar e/ou simplificar?
 
Decisão:
  • É uma decisão realmente necessária?
  • Trata-se de uma verificação/validação?
  • Decisão corretamente definida?
 
Documentação:
  • É um documento realmente necessário?
  • De que forma é realizado o arquivo? Por quanto tempo está arquivado?
  • Informação única ou duplicada?
 
Tempos de Espera:
  • É um tempo de espera realmente necessário?
  • É possível de reduzir o tempo de espera no fluxo?
  • Pode ser considerado um atraso ao processo?

Vantagens do Fluxo

Automatização de Fluxos

O RPA – Robot Process Automation – é uma tecnologia de automatização de processos altamente inovadora para qualquer empresa, uma vez que permite que determinadas atividades rotineiras e morosas, normalmente realizadas por humanos, possam ser executadas por um software “robot”.

Veja mais em: https://imbs.pt/quick-lean-expenses/

Power Automate

O Power Automate é o software de Automatização de Processos da Microsoft, que possibilita que tanto especialistas de tecnologia como usuários finais, sejam capazes de automatizar tarefas repetitivas, de forma simples. Esta é uma solução que continua a crescer como tática para melhorar a produtividade e eficiência operacional, diferenciando-se positivamente de outras ferramentas de automatização pelo seu custo e flexibilidade de adaptação a todo o tipo de processos, essencialmente aqueles que são repetitivos e lentos.

 Exemplo de Automatização de Fluxos através de ferramentas do Office 365, como o Share Point e da Microsoft Power Platform, com o Power Automate e as Power Apps.

Partilhe connosco o seu desafio e comece hoje a automatizar os processos da sua empresa

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