FLUXOS DE TRABALHO:
DA CRIAÇÃO À AUTOMATIZAÇÃO
Um fluxo de trabalho, ou workflow, é um sistema organizado de atividades que permite compreender, de forma clara, o funcionamento de um determinado processo, visualizar responsabilidades e entender a importância de certas tarefas e tomadas de decisão.
Sendo este um desenho gráfico que conterá todo o caminho de um ou mais processos da empresa, desde a tarefa inicial à ação final, é fundamental uma estruturação eficiente e detalhada, de forma a compreender a interligação entre as tarefas, tornando assim mais fácil identificar falhas e problemas.
É importante ainda salientar que, é possível, depois de ter um fluxo criado, automatizá-lo. Esta automatização permitirá que certas atividades morosas e rotineiras, como tarefas administrativas e burocráticas, possam ser realizadas através de um sistema de automatização de processos.
Vamos então analisar todas as etapas, desde a criação de um fluxo à sua automatização.
“Check-List” para a Criação de um Fluxo
Existem alguns pontos que devemos ter em consideração aquando da criação/desenho do fluxo do processo:
- Tarefa Inicial
- Ação final do processo;
- Definição de Responsabilidades;
- Etapas essenciais do processo;
- Desvios;
- Tomadas de Decisão;
- Indicadores de Desempenho;
- Tempos;
- Identificação de Oportunidades de melhoria do processo.
Principais Funções do Fluxo
Utilizar/analisar um fluxo permite-nos uma série de interpretações, entre as quais as mais importantes:
- Compreender a interligação dos processos e como se organizam;
- Detalhar as atividades e as rotinas de trabalho que são desenvolvidas, os seus tempos e responsáveis, dentro de uma empresa;
- Facilmente identificar problemas que geram desperdícios e retrabalho, bem como oportunidades de melhoria.
Este método pode ser utilizado tanto em fábricas como em áreas industriais, comerciais, administrativas, etc
Como analisar/rever um fluxo?
Ao analisarmos um fluxo, quer o tenhamos desenhado, quer o estejamos a interpretar, devemos ter em consideração algumas questões em determinados pontos do mesmo:
Atividade:
- Será esta atividade realmente necessária?
- Tem valor acrescentado?
- É possível melhorar e/ou simplificar?
Decisão:
- É uma decisão realmente necessária?
- Trata-se de uma verificação/validação?
- Decisão corretamente definida?
Documentação:
- É um documento realmente necessário?
- De que forma é realizado o arquivo? Por quanto tempo está arquivado?
- Informação única ou duplicada?
Tempos de Espera:
- É um tempo de espera realmente necessário?
- É possível de reduzir o tempo de espera no fluxo?
- Pode ser considerado um atraso ao processo?
Vantagens do Fluxo
- Ganho de produtividade: diminuição dos tempos de espera/tempos de produção; a interligação dos processos e como se organizam;
- Maior eficiência e aumento da qualidade do produto: maior probabilidade de os erros serem detetáveis em fase inicial do processo;
- Redução de custos com stocks;
- Organização dos processos.
Automatização de Fluxos
O RPA – Robot Process Automation – é uma tecnologia de automatização de processos altamente inovadora para qualquer empresa, uma vez que permite que determinadas atividades rotineiras e morosas, normalmente realizadas por humanos, possam ser executadas por um software “robot”.
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Power Automate
O Power Automate é o software de Automatização de Processos da Microsoft, que possibilita que tanto especialistas de tecnologia como usuários finais, sejam capazes de automatizar tarefas repetitivas, de forma simples. Esta é uma solução que continua a crescer como tática para melhorar a produtividade e eficiência operacional, diferenciando-se positivamente de outras ferramentas de automatização pelo seu custo e flexibilidade de adaptação a todo o tipo de processos, essencialmente aqueles que são repetitivos e lentos.
Exemplo de Automatização de Fluxos através de ferramentas do Office 365, como o Share Point e da Microsoft Power Platform, com o Power Automate e as Power Apps.
