LEAD TIME - O QUE É E COMO MEDIR?
O QUE É?
Lead Time é o tempo decorrido entre o momento de entrada de uma encomenda até à sua entrega ao cliente.
Esta definição de Lead Time é a mais clássica e usada em vários departamentos ou setores das empresas tais como o setor produtivo, logística, compras, bem como em gestão de projetos, ERP/MRP (Material Requirement Planning & Enterprise Requirement Planning), desenvolvimento de software e por aí adiante.
Idealmente, todas as empresas têm o seu Lead Time. A interpretação é que poderá diferir, dependendo da natureza das operações.
Como consultores, ouvimos muitos gestores/administradores com perguntas acerca da viabilidade dos seus negócios, da produtividade dos sectores da sua empresa e de como evitar atrasos nas entregas.
COMO?
Por vezes o maior problema e preocupação é mesmo a entrega fora do prazo: clientes insatisfeitos, custos de entrega adicionais, má reputação… Já dizia o velho ditado: “o tempo é dinheiro”.
Então, como evitar a entrega fora do prazo? Primeiro temos de saber como medir o nosso Lead Time, depois o que fazer com essa informação e, por último, como agir:
1. A Fórmula (Lead Time Real): Não existe uma fórmula única. A base de cálculo deverá mensurar a diferença entre a data da encomenda e a data de entrega ao cliente, na sua visão mais clássica. No entanto, deverá ser adaptada se quiser medir etapas mais curtas da cadeia do negócio, bem como, a unidade de medida (horas, dias, meses, etc);
2. Objetivos (Lead Time Teórico): Defina objetivos para depois poder exigir resultados. Exemplos: objetivo igual ao nº de dias máximo para entrega de uma encomenda; objetivo igual ao tempo que decorre entre a data da encomenda e data de entrega solicitada pelo cliente. Não se esqueça de formar a sua equipa no conceito;
3. Frequência: Nos dias de hoje, olhar para indicadores financeiros mensais já não é suficiente. Nos dias de hoje, a linha que separa o lucro do prejuízo, o entregar dentro ou fora do prazo, é muito ténue. Então, é importante medirmos este indicador com frequência, a maior possível e, com informação em tempo real;
4. Ação: Não se iluda. A medição do Lead Time, por si só, não vai resolver os seus problemas. Definidos os objetivos, é fundamental avaliar o indicador (tendo em conta a frequência). Identificar os desvios, as suas causas e definir ações para as resolver;
5. Controlo de Stocks: Um dos grandes riscos subjacentes à criação de novos indicadores é o impacto negativo que ele pode criar noutras áreas ou setores da empresa. Tenha sempre em atenção os níveis de stock, porque estes poderão aumentar (defina stocks mínimos e máximos).
A CHAVE DO SUCESSO E ALGUNS EXEMPLOS
No exemplo que abaixo apresentamos, o objetivo foi definido como o tempo que decorre entre a encomenda do cliente e a data de entrega solicitado pelo mesmo. É possível verificar uma queda no mês de Junho e uma reação imediata no mês seguinte, com quantidades superiores.
Definida a forma como irá medir o Lead Time da sua empresa, faltam definir os fatores críticos de sucesso na sua implementação: as pessoas e a informação em tempo real.
Informação em tempo real dar-lhe-á dados que permitam às pessoas identificar os desvios, as causas e as soluções de forma ágil e rápida (“tempo é dinheiro”, lembra-se?).
Dificilmente conseguirá tomar uma boa decisão com informação desatualizada.
