COMO CRIAR UM ROADMAP PARA A SUA ORGANIZAÇÃO
Se o planeamento detalhado é vital na gestão de projetos num curto espaço de tempo, um Roadmap é parte essencial para o planeamento estratégico e para visão dos objetivos a atingir no longo prazo.
Um Roadmap bem estruturado ajuda a traçar objetivos de negócio para que toda a equipa possa agir de acordo com os mesmos. É uma representação visual de um plano estratégico: responde a perguntas sobre o que será feito, quem está envolvido, alocação de recursos, cronograma de tarefas, bem como priorização de objetivos. É criado como uma ferramenta de comunicação e apresentados a todas as partes interessadas, desde a gestão de topo à equipa operacional, para que todos estejam alinhados de forma a executarem o seu trabalho de forma mais eficiente.
Idealmente, um bom Roadmap deve comunicar de forma eficaz os seguintes pontos:
Alinhamento estratégico:
De que forma é que as iniciativas e tarefas se alinham com as metas definidas;
Recursos:
De que forma a equipa irá alcançar esses objetivos e quais os recursos necessários para tal;
Estimativa de tempo:
Quando é que qualquer tarefa importante terá de ser concluída;
Dependências:
Quais as dependências das equipas envolvidas e porquê.
Pontos fulcrais a ter em consideração na criação de um Roadmap:
Flexibilidade:
É essencial utilizar esta ferramenta de forma flexível e não estática. A definição de estratégias pode ser complexa e incerta, portanto, um Roadmap tem de se adaptar a essa realidade.
Colaboração
A melhor forma de obter adesão em qualquer plano é envolver as partes interessadas no início do processo. Reserve um tempo para ouvir a equipa, entender as preocupações das mesmas e perceber o porquê de algumas coisas poderem ser priorizadas em relação a outras.
Visual:
Ser visualmente atrativo. Um Roadmap deve ter bons elementos de design e ter uma comunicação transparente. Deve ter uma descrição clara das dependências, a quantidade certa de detalhes e cores que estabeleçam ligações entre itens.
Vamos então para a parte da criação de um Roadmap.
Embora dependa de alguns fatores internos, há alguns elementos que devem ser levados em consideração:
1.Avalie em que estágio está a sua empresa
Os Roadmaps centram-se no que precisa de ser feito para atingir os resultados expectáveis. Idealmente, o trabalho realizado pelas equipas no dia-a-dia, está alinhado com as metas que a empresa definiu no início do trimestre, mês ou ano. Deve fazer uma avaliação antes da criação do Roadmap para perceber se tudo está alinhado, ou se essas estratégias precisam de ser redefinidas.
2. Defina as metas e objetivos
Através de uma análise swot (por exemplo), conseguirá fazer um mapeamento dos seus pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades, de forma a identificar que áreas ou processos apresentam maior potencial de melhoria.
Faça perguntas como:
-Os recursos estão bem alocados? De que forma posso priorizar os meus recursos para atingir os objetivos?
-Temos forma de medir o sucesso? (Através de KPI’s)
– Temos forma de monitorizar o progresso?
3. Defina o cronograma
Definir o cronograma num Roadmap envolve planear em quanto tempo as tarefas devem ser realizadas para atingir os seus objetivos. Organize os marcos num calendário para criar a linha de tempo.
4. Estabeleça de que forma irá alcançar os objetivos
Determine as etapas chave necessárias para alcançar determinados marcos e quais as iniciativas e tarefas em que cada equipa está focada para atingir as metas.
5. Faça uma revisão inicial
Com a ferramenta de Roadmap escolhida, objetivos, tarefas e cronograma definidos, mostre o mesmo às partes interessadas para as mesmas testarem e determinarem se este atende às suas necessidades.
6. Realize avaliações contínuas
É fundamental esta não ser uma ferramenta estática. Com o projeto iniciado, mantenha o Roadmap atualizado de forma a definir novas alterações que surjam à medida que o tempo avança.
Em suma, o Roadmap é uma ferramenta essencial para traçarmos objetivos e definirmos os pontos críticos a trabalhar num determinado horizonte temporal. Conheça o seu estágio atual de maturidade, trace metas para a sua evolução e crie um plano estratégico para atingi-las. Tenha sempre em mente que para garantir o sucesso da implementação deverá ter resposta para estas questões: Porquê? Quem? O Quê? Onde? Quando? Como? Quanto?
