A fase de Planeamento, é a fase onde se tomam todas as definições estratégicas e se constroem os “alicerces” que deverão suportar todo o modelo. Numa área operacional, o P consiste em estruturar todas as ferramentas, por forma a dimensionar com rigor os recursos (materiais, mão de obra, equipamentos) necessários para fazer face as previsões comerciais e aos objetivos operacionais, que deverão ser definidos nesta fase. Para isso devemos garantir uma boa qualidade de fichas e listas técnicas, instruções de trabalhos rigorosas, padrões de processos bem definidos, por forma a conseguirmos medir com rigor os recursos necessários, assim como, a carga de trabalho associada. Fundamental também parametrizar com rigor todas as informações ao nível de stock, assim como, as informações de stock, por forma a conseguirmos gerar o MRP. Tendo toda esta informação estruturada e disponível, será muito mais fácil programar posteriormente a operação e garantir um elevado nível de assertividade neste planeamento.
Nesta fase, é fundamental definirmos claramente quais as metas que deverão servir de base à análise de desempenho, assim como, as Rotinas de Gestão e Operacionais que orientarão as equipas operacionais e de gestão, naquilo que é a sua atividade.
No D, é a fase de execução e fase em que o modelo de gestão deverá controlar essa execução recolhendo para o seu modelo de informação, toda a informação relevante para a gestão.
Para isso, devem ser identificadas as necessidades de informação para se desenvolverem os meios de registo e, posteriormente, garantir a implementação das ferramentas junto da equipa e que todas as informações necessárias se encontram registadas no sistema, de forma a ser possível a sua análise.
Nesta fase, é fundamental definirmos claramente quais as metas que deverão servir de base à análise de desempenho, assim como, as Rotinas de Gestão e Operacionais que orientarão as equipas operacionais e de gestão, naquilo que é a sua atividade.
É fundamental que qualquer modelo de gestão, seja suportado por um modelo informação estruturado, robusto e ágil, por forma a que em qualquer momento os gestores consigam fazer uma comparação entre o planeado e o real, ou a realização ou não dos objetivos e que, de uma forma rápida, consigam analisar os desvios e as suas principais causas.
Numa atividade operacional, os indicadores mais relevantes, deverão estar sempre relacionados com a Produtividade (Pessoas) / OEE (Equipamentos), Qualidade de Serviço (gestão de prazos e reclamações) e Rentabilidade (custo da hora produtiva). Estes indicadores, deverão ser muito bem definidos na fase do Plan.
O Act consiste na tomada de ação sobre os desvios identificados nos relatórios/indicadores desenvolvidos na fase anterior. Para tal, deverão ser criadas rotinas de análise e tomada de ação da gestão, resumidas numa Matriz de Responsabilidades que nos indica qual a periodicidade das reuniões de análise, quem são os participantes, qual a linha de reunião a seguir e em que ferramente deve ser suportada essa reunião. Destas reunião deverão resultar ações que devem ser formalizadas num Plano de Ação, uma ferramenta que permite o registo e acompanhamento de prazos e responsabilidades das ações tomadas. Se as variações e as ações tomadas forem devidamente documentadas, a Gestão terá uma informação correta sobre quais são os desvios, quem atuou (ou deve atuar) e como fez (ou deve fazer).
