aS ETAPAS DE UM PDCA OPERACIONAL

O PDCA é uma metodologia Lean que, através da execução cíclica de 4 fases: Plan (P), Do (D), Check (C) e Act (A), permite a melhoria contínua de um processo, ou poderá também suportar um modelo de gestão de uma área ou organização.

Neste caso, iremos falar, de uma forma genérica, sobre um PDCA que poderá suportar um modelo de gestão de uma Área Operacional.

A fase de Planeamento, é a fase onde se tomam todas as definições estratégicas e se constroem os “alicerces” que deverão suportar todo o modelo. Numa área operacional, o P consiste em estruturar todas as ferramentas, por forma a dimensionar com rigor os recursos (materiais, mão de obra, equipamentos) necessários para fazer face as previsões comerciais e aos objetivos operacionais, que deverão ser definidos nesta fase. Para isso devemos garantir uma boa qualidade de fichas e listas técnicas, instruções de trabalhos rigorosas, padrões de processos bem definidos, por forma a conseguirmos medir com rigor os recursos necessários, assim como, a carga de trabalho associada. Fundamental também parametrizar com rigor todas as informações ao nível de stock, assim como, as informações de stock, por forma a conseguirmos gerar o MRP. Tendo toda esta informação estruturada e disponível, será muito mais fácil programar posteriormente a operação e garantir um elevado nível de assertividade neste planeamento.

Nesta fase, é fundamental definirmos claramente quais as metas que deverão servir de base à análise de desempenho, assim como, as Rotinas de Gestão e Operacionais que orientarão as equipas operacionais e de gestão, naquilo que é a sua atividade.

No D, é a fase de execução e fase em que o modelo de gestão deverá controlar essa execução recolhendo para o seu modelo de informação, toda a informação relevante para a gestão.

Para isso, devem ser identificadas as necessidades de informação para se desenvolverem os meios de registo e, posteriormente, garantir a implementação das ferramentas junto da equipa e que todas as informações necessárias se encontram registadas no sistema, de forma a ser possível a sua análise.

Nesta fase, é fundamental definirmos claramente quais as metas que deverão servir de base à análise de desempenho, assim como, as Rotinas de Gestão e Operacionais que orientarão as equipas operacionais e de gestão, naquilo que é a sua atividade.

É fundamental que qualquer modelo de gestão, seja suportado por um modelo informação estruturado, robusto e ágil, por forma a que em qualquer momento os gestores consigam fazer uma comparação entre o planeado e o real, ou a realização ou não dos objetivos e que, de uma forma rápida, consigam analisar os desvios e as suas principais causas.

Numa atividade operacional, os indicadores mais relevantes, deverão estar sempre relacionados com a Produtividade (Pessoas) / OEE (Equipamentos), Qualidade de Serviço (gestão de prazos e reclamações) e Rentabilidade (custo da hora produtiva).  Estes indicadores, deverão ser muito bem definidos na fase do Plan.

O Act consiste na tomada de ação sobre os desvios identificados nos relatórios/indicadores desenvolvidos na fase anterior. Para tal, deverão ser criadas rotinas de análise e tomada de ação da gestão, resumidas numa Matriz de Responsabilidades que nos indica qual a periodicidade das reuniões de análise, quem são os participantes, qual a linha de reunião a seguir e em que ferramente deve ser suportada essa reunião. Destas reunião deverão resultar ações que devem ser formalizadas num Plano de Ação, uma ferramenta que permite o registo e acompanhamento de prazos e responsabilidades das ações tomadas.  Se as variações e as ações tomadas forem devidamente documentadas, a Gestão terá uma informação correta sobre quais são os desvios, quem atuou (ou deve atuar) e como fez (ou deve fazer).

CICLO

O PDCA é então uma ferramenta que permite o planeamento e controlo do processo, a identificação de desvios face ao planeado e a tomada de ação sobre estes. As ações tomadas no Act permitem ajustar, sempre que necessário, o que foi inicialmente planeado (P) e, assim, retroalimentar todo o modelo  PDCA e melhorar o processo de forma contínua.

 

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