Todas as empresas têm desperdícios, que podem ser maiores ou menores, dependendo do nível de organização da empresa para os identificar e atuar em cima deles. Quando falamos neste tema, não falamos de lixo propriamente dito. Falamos de qualquer coisa que não agregue valor à empresa ou aos seus clientes: desperdício de tempo, esforço, recursos, espaço, entre muitos outros aspetos.

O primeiro passo para eliminar desperdícios é entender o que é de facto um desperdício. Neste âmbito, podemos apontá-los como uma ineficiência que impacta negativamente o negócio, as operações, os clientes, o lucro ou o crescimento da empresa e a eliminação dos mesmos é o caminho para o sucesso.

Um dos principais desperdícios na indústria é a superprodução, onde se produz mais do que é necessário. É por isso que é fulcral existir um planeamento adequado, através por exemplo de metodologias Lean como deixar o cliente “puxar” a produção”, o que significa produzir apenas o necessário, quando necessário.

A par dos excessos, apontamos também o excesso de Stock, de trabalhos em andamento ou manuseio excessivo, levando a um aumento de custos geral e até a possíveis deteriorações do material e outras perdas. Nestes casos, é importante implementar um sistema de gestão de stocks, que seja frequentemente analisado.

É verdade que a aposta na transformação digital é já um ponto fulcral para muitas organizações, onde o objetivo parece simples: otimizar o negócio. Apesar do erro ser algo que é expectável num processo de mudança tão profundo, é uma realidade que muitas estratégias acabam por falhar e existem vários fatores chave que podemos apontar para isso acontecer.

A espera também é um problema muito encontrado nas empresas. Colaboradores à espera de instruções, materiais ou equipamentos, para terminarem ou começarem tarefas ou máquinas que não estão a ser usadas na sua capacidade total. A resposta a este desperdício pode passar, por exemplo, por melhorar a comunicação e planeamento da capacidade, com ferramentas de gestão visual, de forma a reduzir estes tempos.

O excesso de movimentação de recursos (materiais), que não agregam valor final ao produto, leva a um desperdício identificado como Transporte. Isto reflete-se em prazos de entrega mais longos e a um aumento de custos, onde a solução passa por reorganizar espaços e processos, de forma a otimizar o fluxo.

Outro desperdício semelhante é o movimento desnecessário ou complicado de pessoas ou atividades. Os colaboradores gastam, por exemplo, muito tempo à procura de ferramentas, materiais ou informações. À semelhança do transporte, deve-se analisar o espaço e melhorar o layout do mesmo, de forma a evitar movimentos desnecessários e criar fluidez no processo.

No que diz respeito ao processo, é comum a existência de operações e processos que não são eficientes ou que não agregam valor, o que leva a uma baixa produtividade, desmotivação, maior produção e custos de material, devendo-se estabelecer padrões e procedimentos e eliminar as atividades sem valor.

Ainda que se apontem muitas vezes os defeitos e retrabalho apenas à produção, podemos ter tanto produtos ou serviços com defeito, que levam a vendas perdidas, atrasos na entrega, maiores custos com a mão de obra, material e equipamentos. A solução passa por melhorar ou implementar normas para controlo da qualidade e fornecer formação e instruções de trabalho claras.

Quando não existe esta formação e comunicação, não se usam as habilidades e capacidades dos recursos na sua totalidade ou existe incompatibilidades entre a função e a pessoa, levando ao desperdício intelectual.

Falando numa parte muito importante para a maioria das empresas, que são as vendas, o desperdício comercial pode refletir-se numa série de pontos como falta de visão do potencial de mercado e clientes, metas e objetivos desajustadas, má preparação de visitas, entre outras. A boa notícia é que se podem usar diversas ferramentas que ajudam a melhorar as metas e objetivos desta área, como o PDCA, análise marketshare, custome share, entre outros.

Um desperdício que tem vindo a ser cada mais influente no dia-a-dia das empresas, é o Digital. As informações são uma ferramenta valiosa e essencial para a gestão tomar decisões baseadas em dados e, por isso, sustentadas e eficazes. Apostar nas ferramentas certas para a empresa de forma a verificar as informações e transformá-las em dados coerentes é importante para o sucesso de qualquer empresa.

Uma das principais formas de identificar e combater todos estes desperdícios é através do “Gemba Walk”. Este método consiste, essencialmente, em caminhar pelo local e observar como tudo é feito. Há muitas dicas para este ser um método bem sucedido, como utilizar uma check list para anotar as observações sobre os desperdícios, fazer as anotações num tablet ou telemóvel para tornar o processo mais eficiente e poder partilhar com a equipa e, por fim, fazê-lo regularmente, podendo diminuir a frequência à medida que os problemas vão sendo resolvidos.

É claro que todos estes desperdícios podem ser reflexo de uma série de questões mas, manter uma cultura aberta à mudança, é o primeiro passo para melhorar a eficiência e produtividade de qualquer empresa.