dados em tempo real
INDICADORES AUTOMATIZADOS
ASSOCIAÇÃO A UM PLANO DE AÇÃO
80% do tempo
relatório de dados
Segundo as regras da Autoridade Tributária
QUICK LEAN EXPENSES app
AUTOMATIZAÇÃO DO REGISTO DO RELATÓRIO DE DESPESAS, REDUZINDO A INEFICIÊNCIA INERENTE A ESTA TAREFA
Para resolver o gap digital existente no processo de gestão de faturas e pagamentos, a IMBS procurou desenvolver uma aplicação para despesas que permitisse automatizar todo esse processo, colmatando os tempos de ineficiência inerentes a esta tarefa. A Solução QUICK LEAN Expenses App permite, a todos os colaboradores de qualquer empresa, otimizarem o registo das suas despesas, no dia-a-dia, passando uma visibilidade clara dos gastos de cada colaborador à gestão da empresa.
COMO ALINHAR A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL COM A GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS, DE FORMA SIMPLES E EFICIENTE
Os gestores deparam-se constantemente com desafios a nível de controlo e gestão de custos, tendo dificuldade em obter uma visão clara e simplificada sobre as despesas afetas a colaboradores. Seja numa empresa com 10 ou 1000 colaboradores, o exercício diário deste registo/controlo carece de tempo, tanto por parte da gestão como por parte do colaborador.
Na realidade atual, se procurarmos soluções para este tipo de gestão, a grande maioria são direcionadas ou para controlo de finanças pessoais ou, por sua vez, softwares de gestão financeira empresarial, que necessitam de um elevado conhecimento técnico e acompanhamento externo constante.
“Precisávamos de uma solução que fosse clara e eficaz tanto para o usuário como para a Gestão, que nos permitisse reduzir a janela de tempo despendido no preenchimento deste tipo de mapas e que, no final, fosse totalmente independente de terceiros para a sua compreensão e utilização.”
André Barbosa, Head of Digital, IMBS
A SOLUÇÃO
A solução foi reunir todas as funcionalidades necessárias para automatizar o processo end-to-end, desde o input recebido pelos utilizadores, até à aprovação e geração de documentos financeiros do mesmo produto.
Respondendo aos desafios da gestão, a solução desenvolvida centrou-se na automatização do armazenamento das informações recolhidas e capacitação dos utilizadores, que no final garante a estabilidade da sua utilização e a independência total por parte dos mesmos, após o período de “adoção” terminar.
Assim, a solução QUICK LEAN Expenses é um “meio termo” dentro do panorama atual: oferece capacidade e autonomia aos colaboradores como utilizadores individuais, assim como uma visão global à administração sobre as despesas associadas aos seus centros de custos.
– Registar e criar Relatórios automatizados de Despesas;
– Recolher e armazenar informação, como dados, fotografias ou assinaturas dos responsáveis;
– Permite economizar tempo no preenchimento, recolha e aprovação ;
APLICAÇÃO DIGITAL MÓVEL COM INFORMAÇÃO EM TEMPO REAL
Podendo realizar todo o registo em aplicação móvel, a QUICK LEAN Expenses App pode operar ainda com mais eficiência.
Na implementação desta solução, conclui-se que todo o processo, desde o registo das despesas ao envio do resumo das despesas, permite libertar tempo de ineficiência dos colaboradores, transformando-o em tempo produtivo.
– Partilhar e analisar os resultados com toda a equipa;
– Analisar todos os dados através de um modelo de indicadores em tempo real.
Importa salientar que, a eficácia da implementação da solução, requer um forte conhecimento das necessidades dos processos, aliado à capacidade de promover a gestão da mudança. Estas são características inerentes à ação da IMBS que, conjuntamente com os domínios técnicos necessários, permite o sucesso de desenvolvimento e implementação desta ferramenta, que substitui um processo lento por uma solução digital eficiente.
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