Captura de notas e informações de reunião em tempo real
A Aplicação QUICK LEAN Meeting aparece para ajudar a organizar as notas e ações tomadas durante as reuniões de equipa, fomentando a partilha de todos os detalhes para histórico e follow up com todos os elementos participantes.
ALINHAR INFORMAÇÕES DE FORMA UNIFORME
De uma forma, quando se realizam reuniões de equipa com vários elementos, é comum quando finalizadas as mesmas, existirem questões com a partilha de informação cruzada e follow up, uma vez que cada elemento tira as suas notas de forma individual.
No dia-a-dia de uma empresa, a máxima existente aquando a marcação de uma reunião é que essa tem de ser produtiva e eficaz. Os gestores querem passar a sua mensagem de uma forma uniforme, os colaboradores querem discutir pontos de vista ou debater temas e tirar conclusões comuns, para sentirem produtividade e eficácia na tomada de decisão.
“É geral, quando falamos com gestores, a preocupação com a perda de tempo e ineficiência em reuniões, que muitas vezes se estendem e perdem o foco no tema. Esta ferramenta vem ajudar precisamente nessas questões, não só pela partilha de informações e notas em tempo real, que naturalmente acarreta uma responsabilidade e atenção redobrada durante a reunião mas, mais importante, oferece uma informação uniformizada entre todos os elementos da equipa quando essa acaba. Os participantes definem prazos e tarefas que serão acompanhadas dentro dos momentos definidos para o efeito”.
Hugo Silva, Manager, IMBS
A SOLUÇÃO
A Quick Lean Meeting é uma ferramenta que elimina informações dispersas e uniformiza a informação para todos. Quando é realizada uma reunião, estando esta aplicação automaticamente associada, todos os participantes podem entrar na mesma em tempo real, tirar notas, colocar anexos, tirar fotografias e atribuir tarefas.
Quando finalizada, é possível o envio de toda a informação, para todos os elementos participantes.
– Verificar todos os elementos presentes, marcando presença ou falta a quem não estiver;
– Ver os detalhes e tópicos a abordar na reunião;
– Tirar notas em tempo real sobre o tema em discussão;
– Realizar capturas de ecrã de forma automatizada;
APLICAÇÃO DIGITAL MÓVEL, EM TEMPO REAL
Respondendo aos desafios da gestão, a questão no desenvolvimento da ferramenta centrou-se em aproveitar ao máximo todas as informações trocadas durante a reunião entre todos os participantes.
Desta forma, a Quick Lean Meeting, permite uniformizar o alinhamento de conclusões, de forma eficiente, promovendo o trabalho em equipa.
– Atribuir tarefas em tempo real, tendo em conta o que é discutido no momento;
– Exportação de todos os itens partilhados e envio para todos os participantes;
– Integração com one note, planner e outlook.
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