Artigo disponível na Executive Digest

É bastante comum utilizarmos a palavra produtividade no dia a dia. Como consultores operacionais, trabalhamos este conceito na íntegra, inclusive com medições e comparações com outras indústrias e serviços para efeitos de benchmarking. Existem várias fórmulas de medida que permitem tirar ilações sobre o aproveitamento de um determinado recurso, seja ele: humano, material ou equipamento. Apesar do nome, a produtividade não se refere apenas ao potencial da empresa em produzir mais, mas também em descobrir meios para ser mais eficiente. O potencial da empresa de produzir mais, com qualidade e eficiência, tem de ser abordado pelos diversos aspetos das operações. Entre eles: Pessoas; Processos; Sistemas; Gestão; Tecnologia; Cultura empresarial. Hoje, vamos focar-nos nas pessoas e em como pequenas mudanças de hábitos podem potenciar a produtividade em qualquer local de trabalho.

A primeira dica é tão simples e direta como: ser eficiente.

Ser eficiente significa conseguir cumprir determinadas tarefas, com valor agregado, dentro do tempo expectável de execução das mesmas. É importante estruturar o dia a dia com metas diárias, a semana com metas semanais, de forma a que a equipa consiga priorizar tarefas, executá-las com qualidade de acordo com o tempo estimado e, dessa forma, trabalhar de forma eficiente e com valor, para atingir os objetivos propostos;

A importância de delegar.

Delegar é fundamental porque permite ao líder concentrar-se em tarefas mais estratégicas e dá aso ao “empowerment” da equipa. O aumento da responsabilidade é fundamental para melhorar a satisfação da equipa, criando assim a oportunidade para adquirirem novas competências e experiência em liderança. Isso não só beneficiará os colaboradores, como a própria empresa;

Reduzir Distrações.

Está claro que fatores externos, como as redes sociais, podem destabilizar a produtividade individual. O truque não é proibir a utilização do telemóvel, mas sim promover intervalos regulares, permitindo que os próprios continuem focados no seu trabalho posteriormente. É relevante compreender que trabalhar horas a fio sem qualquer pausa não vai aumentar a produtividade. Na maioria dos casos, apenas afeta a performance;

Ter os instrumentos necessários à disponibilidade.

Não existem milagres. Se os colaboradores não tiverem as ferramentas e equipamentos necessários para executar as suas tarefas, a produtividade vai ser sempre afetada. Ter sistemas de gestão adequados e apostar na digitalização de processos rotineiros e morosos não vai apenas facilitar o trabalho dos colaboradores, permitindo-lhes desempenhar funções com real valor agregado, como também aumentar a eficiência da empresa num todo;

Reforço Positivo > Reforço Negativo.

Motivar, incentivar e recompensar são as três palavras chave. Fazer críticas construtivas, reconhecer um bom trabalho e incentivar individualmente cada colaborador vai aumentar o esforço e produtividade de cada um em concluir as suas tarefas com sucesso. Os incentivos não têm propriamente de ser monetários e podem passar por um reconhecimento, um elogio, ou até um dia extra de férias, um voucher, um produto da empresa, entre outros;

Garantir a felicidade.

Pessoas felizes são mais produtivas. Estar num local em constante stress vai aumentar a probabilidade de desconexão e absentismo. Fornecer formação, mostrar reconhecimento e envolvimento com causas sociais vai permitir que cada colaborador se sinta ligado à empresa. Na IMBS, trabalhamos três pilares fundamentais em todos os nossos clientes: as informações, os processos e as pessoas. Podemos ter as melhores informações e os melhores processos, mas se as pessoas não estiverem envolvidas não conseguimos atingir naturalmente a produtividade e eficiência pretendida. As pessoas são e vão ser sempre um dos pilares mais fundamentais na produtividade de uma empresa.