"Simplificaram-se diversos processos administrativos e potencializou-se a qualidade, quantidade, rapidez e robustez da informação disponibilizada."
Desafio
Durante a Fase de Diagnóstico foram identificadas uma série de oportunidades ao nível da simplificação dos processos administrativos e da melhoria da quantidade, qualidade e robustez do modelo de informação, com base nos seguintes projetos que a Confrasilvas pretendia concretizar: -Reformulação dos dados mestre do ERP; -Nova versão do ERP e respetiva migração para o ambiente Cloud; -Desenvolvimento “à medida” de plataforma web de gestão totalmente integrada com o ERP; -Implementação de um Software de Gestão Recursos Humanos; -Implementação de um Software de Gestão de Projetos especifico para a Industria da Construção; -Implementação de um novo Software para modelação BIM (Building Information Modeling); -Implementação do Microsoft 365;
Solução
As oportunidades de melhoria, assentes neste “pipeline” de projetos da Confrasilvas, foram quantificadas e qualificadas, dando origem a um plano de trabalhos, a ser desenvolvido na Fase de Projeto.
A estratégia passou por identificar os pontos críticos associados à implementação destes novos projetos da Confrasilvas, assegurando as condições necessárias para o sucesso da Transformação Digital, a operar em diversos processos das Confrasilvas:
- Redefinição de Estrutura Organizacional;
- Redefinição e Digitalização dos Processos, aumentando a sua eficiência, qualidade e reduzindo o volume de papel consumido;
- Definição da Matriz de Responsabilidade;
- Dimensionamento das Áreas Administrativas;
- Redefinição de Dados Mestre;
- Estruturação de um Modelo de Comunicação e Gestão Documental Integrado com dos Diversos Softwares que Suportam a Gestão;
- Definição Desenvolvimento do Modelo de Informação que Suporta a Gestão, em Power BI;
- Monitorização da Implementação dos Processos;
Através da concretização da estratégia definida:
- Operação Simplificaram-se diversos processos de trabalho dos serviços administrativos que suportam operação e aumentou-se a produtividade das equipas.
- Gestão da Informação Potencializou-se a qualidade, quantidade, rapidez e robustez da informação disponibilizada, aos diversos intervenientes do negócio e melhorou-se a objetividade da comunicação interna.
Testemunho do Cliente
O trabalho desenvolvido pela IMBS traduziu-se, num contributo fundamental, para o sucesso da digitalização de diversos processos administrativos do Grupo Confrasilvas, com base na implementação e potencialização dos diversos Softwares e na redefinição da estrutura organizacional de suporte à operação do Grupo. Simplificaram-se diversos processos administrativos e potencializou-se a qualidade, quantidade, rapidez e robustez da informação disponibilizada aos vários intervenientes na gestão dos projetos e empresas do Grupo Confrasilvas. A IMBS demonstrou ter uma equipa multidisciplinar, profissional e com grande experiência em projetos desta natureza, destacando-se também os seus profissionais, pela sua elevada capacidade comunicacional e motivacional, indispensáveis ao sucesso de todo e qualquer processo de transformação.
