"O trabalho desenvolvido com a IMBS ao longo dos últimos dois anos deu um contributo importante para a evolução do nosso modelo de controlo de gestão."
Desafio
Alinhado à estratégia da empresa de consolidar a sua estrutura de gestão e melhorar a rentabilidade, foi conduzido um Diagnóstico transversal às quatro direções técnicas. A análise revelou um modelo de gestão fortemente dependente das pessoas e pouco suportado em processos e informação estruturada: orçamentação realizada fora do sistema e assente na experiência de cada orçamentista, planeamento de obra sem ferramenta uniforme nem pontos de controlo, ausência de planeamento de recursos, materiais e equipamentos, e inexistência de comparação entre plano e real de custos e produtividade. O objetivo foi dotar a organização de processos standard, ferramentas uniformes e um modelo de informação robusto, capaz de sustentar a gestão de prazos, produtividade e rentabilidade em todas as áreas.
Solução
Com foco na standardização dos processos e na centralização da informação em sistema, foram adotadas soluções que suportam a decisão nas áreas-chave do negócio.
A seguir, são destacadas as principais iniciativas implementadas para alcançar esses objetivos:
- Matriz de Responsabilidades por área e por fase do processo;
- Criação de uma equipa de orçamentação centralizada, comum às quatro direções;
- Mapeamento de tarefas standard e da estrutura de orçamento por área;
- Integração do processo orçamentação em PHC;
- Uniformização do MS Project como ferramenta de planeamento, com nível de detalhe definido por direção;
- Definição de ferramentas de controlo de desvios de horas-homem e de planeamento semanal de tarefas;
- Redefinição do processo de compras e logística e implementação de quick wins em armazém e follow up a fornecedores;
- Definição das informações-chave de gestão, respetivas fontes e automatização da recolha de dados;
- Desenvolvimento de relatórios em Power BI de prazos, produção, faturação e rentabilidade por obra;
- Implementação de reuniões de acompanhamento de resultados operacionais e estratégicos, suportadas no modelo de reporting desenvolvido.
Com a execução do plano definido, standardizaram-se os processos de orçamentação e de planeamento, aumentou-se a capacidade de controlo das equipas de gestão e melhorou-se a qualidade, a velocidade e a fiabilidade da informação disponível e das respetivas decisões.
- Resultados Redução da dependência de recursos no processo de orçamentação;
- Ganhos de sinergia através da centralização da orçamentação nas quatro direções;
- Planeamento uniforme e detalhado em todas as direções, com rotinas de atualização em obra;
- Controlo da informação centralizado no sistema, permitindo análises históricas de orçamentos e desvios;
- Maior capacidade de acompanhamento de prazos e rentabilidade por obra, com identificação das causas de desvio.
Testemunho do Cliente
“O trabalho desenvolvido com a IMBS ao longo dos últimos dois anos deu um contributo importante para a evolução do nosso modelo de controlo de gestão. Num contexto de crescimento e de crescente complexidade da empresa, este projeto ajudou-nos a estruturar e centralizar informação que se encontrava dispersa, a uniformizar indicadores e a desenvolver ferramentas de reporting mais robustas, com particular destaque para a integração da informação do PHC com os relatórios desenvolvidos em Power BI. Em simultâneo, ajudou-nos a organizar e implementar rotinas de reporting e acompanhamento com as várias Direções da Empresa, Controlo de gestão e Administração. Mais do que disponibilizar novas ferramentas, o trabalho realizado permitiu melhorar a qualidade, a velocidade e a fiabilidade da informação utilizada na gestão, reforçando a nossa capacidade de acompanhar a produção, a faturação, os custos e a rentabilidade por obra e por direção. Permitiu também consolidar novas rotinas de acompanhamento e apoiar decisões mais informadas e orientadas para os resultados. O projeto criou bases importantes para continuarmos a desenvolver um modelo de gestão mais integrado, previsível e sustentado em dados e aprofundar a ligação entre a informação de gestão e a melhoria efetiva dos processos operacionais.”