O que é RPA e que processos administrativos vale a pena automatizar primeiro
“Os ganhos mais imediatos costumam ser tempo libertado para trabalho de maior valor, redução de erros de introdução manual de dados, e maior rapidez na execução de tarefas que antes dependiam da disponibilidade de uma pessoa específica. ”
RPA, automação robótica de processos, é o uso de software para executar tarefas repetitivas e baseadas em regras que hoje são feitas manualmente por pessoas, como copiar dados de um sistema para outro, preencher formulários a partir de emails recebidos, ou gerar relatórios que seguem sempre os mesmos passos. Não é inteligência artificial no sentido de "pensar", é automação de tarefas mecânicas e previsíveis, o que a torna mais simples de implementar do que muita gente imagina. Serve, sobretudo, para processos que têm três características: repetem-se com frequência, seguem sempre a mesma lógica, e não exigem julgamento humano complexo para serem executados. Quando um processo cumpre estes três critérios, é normalmente um bom candidato a automatização.
Que processos costumam ser os primeiros a valer a pena
Na experiência de projetos deste tipo, os primeiros candidatos a automatizar costumam ser processos administrativos como: introdução manual de dados de faturas ou encomendas em sistemas diferentes, envio de relatórios periódicos que seguem sempre o mesmo formato, conciliação de informação entre duas fontes (por exemplo, um extrato bancário e o sistema de gestão), ou respostas a pedidos simples e repetitivos de clientes ou fornecedores. O critério mais prático para escolher por onde começar é perguntar: qual é a tarefa que consome mais horas de trabalho manual repetitivo por mês, e que, se corresse mal, teria impacto reduzido enquanto se aprende a automatizá-la bem. Começar por um processo de risco baixo e volume alto é a forma mais segura de ganhar confiança antes de avançar para processos mais críticos.
O que a automação não resolve por si só
Um erro comum é tentar automatizar um processo que já está mal desenhado, na esperança de que a automação resolva a ineficiência de base. Normalmente não resolve, apenas executa o processo errado mais rapidamente. Antes de automatizar, vale sempre a pena perguntar se aquele processo, tal como existe hoje, é mesmo a forma certa de fazer a tarefa, ou se primeiro precisa de ser simplificado.
Como costuma correr um primeiro projeto de RPA
Um projeto típico começa por mapear exatamente os passos do processo manual, incluindo as exceções (o que acontece quando os dados vêm incompletos, ou quando surge um caso fora do habitual). Essas exceções são normalmente a parte mais subestimada do trabalho, porque um processo que parece simples à primeira vista costuma ter mais casos especiais do que a equipa se lembra à primeira conversa. Só depois disse mapeamento é que se desenha e testa a automatização, normalmente em paralelo com o processo manual, antes de o substituir por completo.
Que ferramentas se usam, na prática
Vale a pena distinguir dois tipos de ferramenta, porque respondem a necessidades diferentes. De um lado estão as plataformas de RPA propriamente ditas, pensadas para automatizar interações com interfaces (cliques, preenchimento de campos, leitura de ecrãs), como o UiPath ou o Automation Anywhere. São robustas e conseguem lidar com sistemas antigos que não têm forma fácil de integração direta, mas costumam exigir mais investimento inicial e alguma curva de aprendizagem. Do outro lado estão as ferramentas de automação de fluxos de trabalho, que ligam sistemas entre si através das suas próprias interfaces de integração (APIs), sem precisar de simular cliques num ecrã. O Power Automate é normalmente o ponto de entrada mais natural para uma empresa que já tenha Microsoft 365, porque já vem incluído em muitos planos e integra-se facilmente com Outlook, SharePoint, Excel ou Teams. Para automações mais técnicas ou que envolvam sistemas fora do ecossistema Microsoft, ferramentas como o n8n (open-source e com boa relação custo-benefício) ou o Make e o Zapier são também muito usadas no mercado, sobretudo para ligar aplicações diferentes sem grande desenvolvimento à medida. Para a maioria das PMEs, a escolha mais pragmática costuma ser começar pela ferramenta que já está incluída na subscrição que a empresa já tem (por exemplo o Power Automate, se já houver Microsoft 365), e só avançar para uma plataforma de RPA mais robusta se e quando o volume ou a complexidade dos processos o justificarem.
Que ganhos esperar
Os ganhos mais imediatos costumam ser tempo libertado para trabalho de maior valor, redução de erros de introdução manual de dados, e maior rapidez na execução de tarefas que antes dependiam da disponibilidade de uma pessoa específica. O impacto financeiro varia com o volume de trabalho automatizado, mas processos com alto volume e baixa complexidade costumam justificar o investimento em poucos meses. Na IMBS, a automação de processos é normalmente trabalhada em conjunto com o diagnóstico de processos, precisamente para evitar o erro de automatizar algo que primeiro devia ser simplificado. Com mais de 90 clientes desde 2014, entre indústria e serviços, esta combinação tem-se mostrado mais eficaz do que tratar a automação como um projeto isolado de tecnologia.
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Perguntas Frequentes
FAQs
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RPA é o mesmo que inteligência artificial?
Não. RPA executa tarefas baseadas em regras fixas e previsíveis. A inteligência artificial lida com situações mais ambíguas, que exigem interpretação. Muitas soluções atuais combinam as duas coisas, mas são conceitos diferentes.
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Uma empresa pequena já tem escala para justificar RPA?
Depende do volume da tarefa, não da dimensão da empresa. Uma empresa pequena com um processo administrativo muito repetitivo e de alto volume pode justificar automação tanto quanto uma empresa maior.
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Quanto tempo demora a implementar uma primeira automação?
Um processo bem definido e com poucas exceções pode ficar automatizado em poucas semanas. Processos com muitas variações e casos especiais levam naturalmente mais tempo a mapear e testar.
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O que acontece se o processo mudar depois de automatizado?
A automação tem de ser ajustada sempre que o processo subjacente muda de forma significativa. É por isso que processos muito instáveis ou em fase de mudança frequente não são, por norma, os melhores primeiros candidatos a automatizar.
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Qual a diferença entre o Power Automate e uma plataforma de RPA como o UiPath?
O Power Automate destaca-se a ligar sistemas através das suas integrações próprias (por exemplo, entre o Outlook, o Excel e o SharePoint), sendo normalmente mais rápido e barato de implementar quando a empresa já usa Microsoft 365. Plataformas como o UiPath ou o Automation Anywhere são mais indicadas quando é preciso automatizar interfaces de sistemas antigos que não têm essa forma de integração direta.